In Unternehmen bestehen komplexe Prozesse, die oftmals einen hohen Aufwand bedeuten. Gerade grosse Unternehmen sind davon besonders betroffen – aber auch kleine und mittelständische Unternehmen können mit Prozessoptimierungen ihre Kosten senken. Die digitale Transformation hat längst fast alle Unternehmensbereiche erreicht, auch den Einkauf: Digitalisierung manueller Prozesse ist hier genauso wichtig wie die richtige Struktur – auch, wenn es um das Digital Procurement und die IT Beschaffung von Software, Hardware und Verbrauchsmaterialien geht. Maverick Buying – wildes Einkaufsverhalten.
Ist der Einkaufsprozess in Ihrem Unternehmen strukturiert und haben Sie einen Überblick über die getätigten Einkäufe? In vielen Unternehmen gibt es nach wie vor “wildes Einkaufsverhalten” – Mitarbeiter bestellen bei vielen verschiedenen Lieferanten. Das Ziel ist es, möglichst günstige Produkte zu beschaffen oder aber unabhängig von der zentralen Organisation zu bestellen. Beides kann teuer werden: Denn die Prozesskosten haben viele dabei nicht im Blick. IT Procurement ist mehr, als das blosse Bestellen bei Lieferanten: Die Prozesse dahinter werden oftmals ausser Acht gelassen und der gesamte Purchase to Pay Prozess nicht näher beleuchtet.
Die Bestellung bei vielen verschiedenen Lieferanten verursacht einen hohen Zeitaufwand bei der Auswahl der richtigen Lieferanten und beim Vergleich der Anbieter. Auf der anderen Seite steigen auch die Aufwände bei der Buchhaltung für die Abwicklung und Rechnungsstellung, im Servicefall muss nach den entsprechenden Ansprechpartner oder nach dem Procedere für Retouren gesucht werden – oftmals schnell eine Herausforderung, die einfach vermieden werden kann.
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Die Beschaffung umfasst sowohl strategische als auch administrative Aufgaben. Dazu gehören die Erstellung und Verwaltung von Anfragen (RFQs), Angebotsanfragen (RFPs), Anfragen nach Informationen (RFI) und das Verwalten von Lieferantenbeziehungen. Zu den alltäglichen Aufgaben gehören die Durchführung von Marktforschungen, die Verhandlung von Preisen, die Festlegung von Bedingungen für Dienstleistungen, die Lösung von Rechnungsdiskrepanzen und die Mitteilung des Status von Käufen an interne Kunden.
Diese ganzen komplexen Prozesse können durch eProcurement Lösungen – die digitale Beschaffung durch eine Anbindung des Warenwirtschaftssystem an das System des Dienstleisters – oder durch den digitalen Einkauf über Kundenshops entsprechender Anbieter vereinfacht werden.
Beim Einkauf lassen sich durch den Einsatz von digitalen Beschaffungswegen einfach Kosten sparen, wie Studien zeigen. So kann es durch die Nutzung von IT Procurement Lösungen zu vielfältigen Vorteilen und Verbesserungen kommen:
Ein Blick auf das Thema IT Procurement lohnt sich also: Sie können starke Kosteneinsparungen erfahren, Ihren Kauf vereinfachen und Informationen über das Einkaufsverhalten Ihrer Mitarbeiter und deren Entwicklung auf einen Blick begreifen.
Ob übersichtlicher Kundenshop mit integrierten Freigabeprozessen, Ihrer festgelegten Produktauswahl und einfachen Bestellwegen oder unsere teil- oder vollintegrierten eProcurement Lösungen: Wir machen Ihre IT Beschaffung einfach und gestalten diese gerne digital – informieren Sie sich über unsere Lösungen oder setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir beraten Sie gerne!
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